Tugas Softskill Komunikasi Bisnis
A.
PENGGORGANISASIAN
DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS
I.
Pengorganisasian
Melalui Outline
Outline
membantu untuk memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian
yang lainnya. Outline juga akan menuntun kita untuk mengomunikasikan ide-ide
dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif. Melalui perencanaan
yang baik, outline akan membantu untuk mengekspresikan transisi antara ide-ide
sehingga audiens akan mengerti dan memahami pemikiran komunikator.
Susunan outline
yaitu:
1. Mulai dengan ide
pokok
Ide pokok akan
membantu untuk menetapkan tujuan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok
merupakan titik awal untuk membuat outline.
2. Menyatakan
poin-oin pendukung yang penting
Selanjutnya
menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok
tersebut.
3. Ilustrasi dengan
bukti-bukti
Tahap ketiga dalam
menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti
yang berhasi dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan,
outline yang dibuat akan menjadi semakin baik.
II.
Pemilihan Kata
yang Tepat
Dalam
menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, peran kata menjadi penting.
Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui sangat asing bagi audiens
bukan saja pemborosan atau membuang-buang waktu, tetapi penyampaian
maksud/tujuan komunikasi menjadi terganggu.
Oleh karena itu
perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Pilih kata yang
familiar/dikenal
2. Pilihlah kata-kata
yang singkat
3. Hindari kata-kata
yang bermakna ganda
III.
Membuat Kalimat
yang Efektif
Kalimat
haruslah disusun secara efektif agar pesan yang disampaikan mudah dimengerti.
Kalimat efektif adalah bentuk kalimat yang disusun untuk mencapai informasi
yang tepat. Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu:
1. Kesatuan pikiran
2. Kesatuan susunan
3. Kelogisan
B.
PERENCANAAN
LAPORAN BISNIS
I.
Bagian-bagian
Pokok dalam Laporan Bisnis
1. Pendahuluan
Dalam hal
pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:
1. Pemberi kuasa :
individu atau organisasi yang meminta laporan
2. Layout atau
presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di bahas.
3. Masalah :
diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan laporan bisnis
disampaikan.
4. Maksud : point
terpenting dalam pelaporan bisnis
5. Ruang lingkup :
berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan
6. Metodologi :
metode pengumpulan informasi
7. Sumber-sumber;
sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.
8. Latar belakang :
jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang maka,wajib disampaikan.
9. Definisi istilah :
menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan
10. Keterbatasan :
dalam dana , waktu dan sumber yang tersedia
1. Rekomendasi
Untuk
laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua
paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan
ini dibuat sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.
2. Teks/isi
Bagian terpanjang
dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat dimengerti.
3. Penutup
Bagian penutup
berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau
memberi rekomendasi.
II.
Pengorganisasian Isi dalam Laporan Bisnis
Ada
2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara
deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung).
1. Cara Deduksi
Menyampaikan ide
pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal
yang rinci.Digunakan pada kriteria pembaca:
1. Esekutif yang
sibuk,ingin berita segera,
2. Ingin mengetahui
berita baik atau informasi netral,
3. Ingin menganalisa
data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.
2. Cara induksi
Menjelaskan fakta
– fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan
rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:
1. Ingin mengetahui
penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
2. Ingin mengetahui
kesimpulan yang kurang menyenangkan,
3. Perlu membaca
laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
C.
PRESENTASI BISNIS
I.
Persiapan Dasar
Presentasi Bisnis
1. Penguasaan
terhadap materi atau topik yang akan dipresentasikan
Merupakan
syarat penting yang perlu dimiliki. Karna ketika kita tidak menguasai materi
maka akan menghambat berjalannya proses presentasi.
2. Penguasaan
berbagai alat bantu presentasi dengan baik
Disamping
penguasaan materi, kita juga perlu mempergunakan alat bantu presentasi yang ada
agar proses presentasi berjalan dengan optimal.
3. Menganalisis siapa
audiens
Seorang
pembicara juga perlu mengenal siapa audiens yang dia hadapi. Pembicara dapat
melakukan pendekatan bertanya dengan menggunakan 5W+1H.
4. Menganalisis
berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi
Pembicara
juga perlu mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat dimana
seseorang akan melakukan presentasi bisnis.
II.
Analisis Audiens
Dalam
menganalisis audiens seorang pembicara harus mampu menjawab enam pertanyaan
mendasar berikut ini:
1.
Siapa audiensnya?
Audiens dapat di
tinjau dari berbagai hal, misalnya dari sisi pekerjaan atau jabatan, status,
pekerjaan, jenis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan, dan sebagainya.
2. Apa yang
diinginkan audiens?
Dengan memahami
apa yang diharapkan audiens, seorang pembicara tentunya akan berupaya
semaksimal mungkin melakukan presentasi sebaik mungkin, sehingga dapat
memuaskan keinginan audiens.
3. Di mana melakukan
presentasi?
Pemahaman tempat
presentasi akan membantu pembicara untuk menyusun strategi yang tepat.
4. Kapan melakukan
presentasi?
Dengan mengetahui
kapan seseorang harus melakukan presentasi, paling tidak dai akan mempersiapkan
strategi atau trik-trik apa yang paling yepat untuk melakukan presentasi bisnis
tersebut.
5. Mengapa melakukan
presentasi?
Sebelum melakukan
presentasi bisnis, seorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa
melakukan presentasi bisnis. Jawaban atas pertanyaan tersebut tentunya akan
sangat bervariasi antara seoarang dengan orang yang lain.
6. Bagaimana
melakukan presentasi?
Dalam melakukan
presentasi seorang pembicara tentunya memiliki strategi yang berbeda-beda.
Selain itu, perlu diperhatikan apakah presentasi bisnis memerlukan tata letak
meja dan kursi secara khusus untuk diskusi kelompok, atau posisi meja dan kursi
diatur searah kedepan.
III.
Mempersiapkan Diri
dan Mental
Dalam
melakukan presentasi tentu kita harus mempersiapkan diri dan mental, ini
penting supaya kepercayaan diri anda meningkat dan agar presentasi anda
berjalan dengan lancar. Tegaskan kepada diri sendiri bahwa anda bisa melakukan
presentasi tersebut, ini juga sebagai penyemangat dalam melakukan presentasi.
Prinsip dasar
dalam presentasi, diantaranya:
1. Mengendalikan rasa
takut
2. Membangun fondasi
presentasi
3. Mempersiapkan
materi
4. Mempersiapkan diri
Sumber Referensi:
Purwanto, Djoko.
2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga
Sutojo, S. 2003.
Komunikasi Bisnis yang Efektif. Jakarta: Damar Mulia Pustaka
https://www.google.co.id/amp/s/taniakharismaya.wordpress.com/2015/05/31/presentasi-bisnis/amp/
Komentar
Posting Komentar